Conservazione Sostitutiva
Applicazione software "WEBDOC"
Il servizio di conservazione sostitutiva dei tuoi documenti su WebDoc è basata sul trattamento informatico del cosiddetto "plico di conservazione". Per "plico di conservazione" s'intende l'insieme, anche eterogeo, di documenti conservati in modalità elettronica.
- Definzione di un "plico di conservazione". Tutti e soli i documenti non ancora conservati sostitutivamente sono raccolti in un unico contenitore logico (e non fisico) chiamato "plico di conservazione".
- Il plico di conservazione viene firmato digitalmente dal Resposanbile della conservazione (tipicamente Omnia Software) e marcato tramite apposizione della marca temporale. Questo è fondamentalmente quello che prevede la legge per rendere opponibile a terzi la tua copia elettronica archiviata su WebDoc.
- Tutti i documenti contenuti nel plico sono marcati singolarmente con data e ora di conservazione e con il codice univoco del plico. Da questo momento in poi ogni ricerca su WebDoc evidenzia le informazioni di conservazione e tu puoi sapere immediatamente la situazione aggiornata del tuo archivio documentale.
La normativa vigente descrive che è possibile conservare digitalmente tutti i documenti, anche con rilevanza fiscale, che siano 'non unici' ovvero eventualmente ricostruibili tramite altri documenti. A titolo di esempio citiamo fra i documenti unici (quindi non conservabili sostitutivamente) le schede carburante e gli assegni.
Fra i documenti che possono essere conservati sostitutivamente ci sono:
- le fatture attive e passive;
- i documenti di trasporto (DDT);
- i cedolini paga o il libro unico del lavoro;
- il libro giornale di magazzino;
- il libro degli inventari;
- il libro dei cespiti;
- il registro dei corrispettivi;
- i mastri;
- il registro di carico e scarico;
- le ricevute fiscali;
- la modulistica relativa ai pagamenti (F24,F23, bollettini c/c);
...e molto molto altro!
